mardi 21 octobre 2008

Les secrets de Google Calendar



Le calendrier Google Calendar est une des applications en ligne qui explose et je ne reviendrai pas sur la problématique de stockage des données dans ce billet.
La force de cet outil réside dans la possibilité d’avoir plusieurs calendriers que nous pouvons partager ou garder privés. Ainsi, je peux avoir un calendrier partagé avec mes amis de l’association des ramasseurs de cailloux, un autre personnelle et un dernier pour les activités familiales.

Je suis connecté sur Google Calendar (https://www.google.com/calendar). Pour créer un nouveau calendrier je clique sur « Ajouter->Créer un agenda » dans la colonne de gauche. Après lui avoir donné un nom, je le vois apparaitre dans la colonne de gauche. Ensuite en cliquant sur le carré de couleur avec une flèche vers le bas, je peux le configurer à ma guise.

Quelques tuyaux
Pour une meilleure lecture j’ai besoin de compléter les affichages :



















  • Je clique sur "Ajouter->Ajouter un agenda public->Parcourir les agendas->Plus" et j'ajoute numéro de semaine . Désormais j’ai un numéro de semaine qui s’affiche en début de semaine,
  • Au dessus de la colonne de gauche, je clique sur "Ajouter->Ajouter un agenda public->Parcourir les agendas->Plus" et ajouter les phases de la lune (c’est pour la couleur des cailloux),
  • Toujours au même endroit j’ajoute le calendrier des jours fériés de mon pays en cliquant sur ajouter,
  • Ci-dessus vous trouverez, le résultat avec les différents calendriers. En cliquant sur la flèche à droite de mon calendrier, j'accède au paramétrage de celui-ci et je peux par exemple changer la couleur en cliquant sur celle qui me convient en bas.
  • Pour avoir la météo des quelques jours à venir, je clique en haut à droite sur "Paramètres->Général->Localité" et j'ajoute la ville la plus proche. En dessous, je clique sur Afficher la météo de ma localité en °C.

Mini-Messages (SMS) gratuits

Google Calendar sait envoyer des emails, des SMS et ouvrir des fenêtres d’avertissement (pop-up). Si je n’ai pas peur de donner mon numéro de téléphone portable à Google, alors je configure mon téléphone ainsi :
  • Je vais dans Paramètres->Configuration Mobile, sélectionne mon pays, entre mon numéro de téléphone et appuie sur le bouton «Envoyer le code de vérification ».
  • Un code est envoyé par SMS sur mon téléphone portable et je rentre celui-ci dans la case «Code de vérification ».
  • Enfin j’enregistre en cliquant sur le bouton en bas de page.
  • Maintenant je vais dans mon agenda en cliquant sur le carré de couleur dans la colonne de gauche, puis clique sur Paramétrer l’agenda->Notifications->Ajouter un autre appel et je choisis SMS.
  • Enfin quand je créerai un nouvel événement de course aux cailloux, je choisirai combien de temps avant mon rendez-vous, je désire recevoir cet SMS.

Partager et être notifié des réponses de mes amis
Mettre son agenda à jour est important, s'être assuré d'avoir configuré son téléphone portable aussi, mais il est précieux de suivre l'activité liée aux différents événements.
Généralement, je consulte mon email deux fois par jour, mon téléphone portable est souvent allumé et j'ouvre mon calendrier Google comme un calendrier personnel, c'est à dire assez peu. Et vous ?
Essayez de penser quand vous aimeriez recevoir un toctoc, une alarme pour un rendez-vous.
Moi, je préfère revoir un E-mail en début de demie-journée pour le mémoriser, puis j'aime recevoir le SMS de la dernière chance. Quand je reçois ce mini-message sur mon portable, il faut vraiment que je m'y dirige, sinon ce sera plus qu'être à l'arrache.

Avant de créer un événement, il m'est nécessaire de vérifier que mon agenda est configuré correctement :
  • Je choisi l'agenda que j'utilise dans la colonne de gauche et clique sur la flèche à la droite du nom,
  • Je clique sur Paramètres de l'agenda->Notifications,
  • En haut de la page, je retrouve la partie "Rappel" dans laquelle, il y a au moins Pop-up et E-mail. Si j'ai configuré précédemment mon SMS, j'ai aussi celui-ci.
  • Je pourrais pour chaque événement, configurer la durée avant laquelle un SMS ou un E-mail sera envoyé, mais ici je mets les valeurs les plus courantes, les valeurs dites "Par défaut",
  • Je mets 3 heures pour l'E-mail et 30 minutes pour le SMS. Et vous ?
  • Je clique sur le bouton "Enregistrer" en bas.
Ensuite, en dessous, toujours dans la même page, vous trouverez : "Choisissez la manière dont vous voulez être informé". Attention, les rappels décrits ci-dessus, concernent les messages devant être envoyés lorsqu'un événement va se produire, alors que les paramètres dans cette partie permettent de suivre l'acceptation des invitations que vous faites.
Dans cette partie, j'ai coché toutes les croix pour l'E-mail car j'utilise cet agenda uniquement dans un cadre personnel et j'ai peu d'événements à gérer. Pour le SMS, je vous laisse faire vos propres essais; personnellement, je n'ai rien coché, car je les utilise uniquement pour être informé au dernier moment d'un événement proche (voir "rappel"), mais je ne désire pas recevoir un email lorsque mes amis accepte mes invitations.

Un exemple simple d'utilisation
Voici maintenant, un cas d'utilisation des plus communs : demain, je désire aller au cinéma du village avec mes amis et j'aimerais éviter devoir les appeler par téléphone ou consulter en permanence les réponses à mon invitation. Je vais les inviter par mon calendrier et m'assurer de leurs réponses.
  • Je créé un événement en cliquant dans l'agenda avec la souris, saisis un Objet "Cinéma" et clique sur "Créer un événement"
  • L'événement est créé, maintenant, il me faut inviter mes amis,
  • Je clique sur l'événement "Cinéma" dans le calendrier, une page s'ouvre,
  • A droite, je clique sur Ajouter des invités et entre les E-mails des personnes que j'invite,
  • Comme dans le paragraphe précédent, j'avais demandé à être informé par E-mail pour les "Réponses à une invitation", alors je recevrai un E-mail, lorsque que mes invités répondront,
Maintenant, il ne faut pas que j'oublie de me rendre à ce rendez-vous.
  • En bas à droite, dans Option->Rappel, je saisis, le durée avant laquelle je veux être prévenu de cet événement.
  • Combien de temps avant cet événement désirez-vous recevoir un E-mail ou un SMS ? A vous de décider.

Voir les informations publiques
Maintenant, je revêts ma tenue de pervers pépère et cherche dans les calendriers dits publics. Comme présenté quelques lignes plus haut, vous pouvez ajouter des agendas publics et aussi chercher dans ces agendas.
En cliquant "Ajouter->Ajouter un agenda public->Recherche d’agendas publics", j’entre des mots de la vie courante comme « repas, repassage, mariage, etc. Et ?? Et je clique sur « Aperçu » !!!
Conclusion, lorsque vous créez un agenda et désirez le définir comme public, soyez conscients qu’il est ouvert à tout le monde.

Pour vérifier si un agenda est public, cliquez dans la colonne de gauche sur le carré de couleur correspondante à votre agenda, Paramètres de l’agenda->Partager l’agenda->Rendre cet agenda public.

Il y a la même notion de photos publiques lorsque vous êtes connectés sur Google Map (http://maps.google.fr) :
Dans "Mes cartes -> Créées par d'autres utilisateurs -> Cocher Photos from Picasa Web Albums".

Vous pouvez faire l’exercice sur d’autres plateformes de partage, de stockage de données pour comprendre la différence entre stocker, partager et rendre public.

Données publiques et ordinateur où sont enregistrées les données

Non, il n’y a rien de grave, nous apprenons à utiliser ces outils, pas à pas. Par contre n’oubliez pas que ces calendriers sont stockés aux Etats-Unis et le Patriot Act, une loi américaine datant de l’après 11 septembre 2001, oblige les sociétés situées dans ce pays à donner sur simple demande d'une instance gouvernementale, les données détenues sur une personne étrangère.
Cohérence, cohérence, je viens de faire l’inverse des propos donnés en introduction.

Fusionner, combiner plusieurs calendriers
Je me suis bien amusé avec mes multiples calendriers, mais en réalité j'ai vraiment besoin d'un seul et j'aimerais donc les fusionner. Oui, je veux transférer tous les événements que j'avais créer dans mon agenda familiale vers mon agenda personnel. L'astuce consiste à exporter l'agenda familiale, puis à réinsérer le fichier dans l'agenda personnel :
  • Cliquez sur la flèche à droite de l'agenda a supprimer->Paramètres de l'agenda
  • Tout en bas cliquez sur le bouton Ical vert dans "Adresse URL privée" et sauvegardez le fichier sur votre ordinateur.
  • En réalisant cette opération, vous avez sauvegardé les événements dans un fichier sur votre ordinateur,
  • Cliquez en bas de "Autres Agenda" sur la flèche Ajouter->Importer un agenda
  • Suivez les étapes et faites attention de bien choisir l'agenda dans lequel vous désirez ajouter les événements.
Hitorique :
30/04/2008 : Publication
21/10/2008 : Ajout fusion agenda


Sources :
Espacekm : SaaS et fournisseurs américains : quelle confidentialité ?
Outlaw : Can remote software be private?
Wikipédia : PATRIOT Act
The Spark Between : HowTo: Merge Google Calendars Together

8 commentaires :

Anonyme a dit…

perso je trouve ca super mais si une personne peux me dire comment ajouter les agendas à mon agenda principale ca m'aide beaucoup, je m'explique.
Je partage mon agenda principale avec des amis mais j'ai également mon agenda professionnel j'ajoute les évenements à mes agendas en fonction du thème or l'agenda principale indique que je suis dispo alors que mon agenda pro non. et pas moyen de fusionner les 2 pour les disponibilités.

Franck Depierre a dit…

Il semberait que cette possibilité d'affichage de calendrier multiple soit disponible dans la version payante de Google Apps

Julien a dit…

Bonjour,

Pour ceux qui chercheraient à afficher plusieurs agenda Google sur un même calendrier exporté/affiché sur un site web, c'est possible :
dans le petit menu contextuel au nom d'un agenda dans la colonne de gauche, cliquer sur "Paramètres de l'agenda" puis à la ligne "Adresse URL de l'agenda" cliquer sur l'icône "HTML" puis "outil de configuration". Vous pourrez alors cocher les agendas que vous souhaitez afficher sur votre calendrier.

ALAIN a dit…

Y a-t-il une astuce pour modifier la durée par défaut des rendez-vous, paramétrée lors de la création à 60 minutes? je perd beaucoup de temps comme tous ceux qui ont une grille de rendez-vous préèétablie (perso toutes les 30 minutes)à modifier manuellement la durée dans le menu déroulant ou bien en déplaçant la barre inférieure du RDV
Merci
aparent001

Franck Depierre a dit…

Alain,
je n'ai pas trouvé comment changer la durée par défaut et cette demande semble assez populaire.
http://www.google.com/support/forum/p/Calendar/thread?tid=3b812c695b222fe1&hl=en

A suivre.

cslevine a dit…

je me demande pourquoi on ne peut toujours pas choisir ses propres couleurs d'affichage, par exemple pour les week-ends, ou pour griser les jours d'avant ou d'après le mois en cours.

Plus de personalisation seraient beaucoup plus pro.

Mais sinon Merci Google pour être le seul à permettre la sauvegarde des datas dans de vrais fichiers, sans faire appel à de lourds softs de synchronisation vers "l'ordinateur" ce qui était si obscur que je restais toujours à l'agenda papier en parallèle.
Depuis la synchro avec Google, exit le papier !

Tutos a dit…

Merci pour ces tuyaux.

Par contre, quelqu'un peut m'expliquer comment ajouter une agenda SPORTS sur un appareil mobile ? Toutes les autres agendas fonctionnent, sauf les SPORTS...

Angela a dit…

Il y a un logiciel pour synchronizer Google calendrier et votre calendrier et carnet d'adresse Lotus Notes: Awesync (www.awesync.com) Peut-etre il vous aidera.